Kebijakan Pengembalian Dana (Refund Policy)

Tutoba Travel
Call/WhatsApp: +62 813-7065-2852
Alamat Kantor: Bahalimbalo, Paranginan Selatan, Kec. Paranginan, Kab. Humbang Hasundutan, 22476
Website: www.tutobatravel.com

Pendahuluan

Kebijakan Pengembalian Dana (Refund Policy) ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Syarat dan Ketentuan yang berlaku di Tutoba Travel. Kami berkomitmen untuk memberikan layanan perjalanan wisata terbaik, profesional, dan transparan. Meskipun kami berusaha memastikan bahwa setiap perjalanan berlangsung sesuai rencana, kami memahami bahwa dalam beberapa situasi tertentu, pelanggan mungkin perlu membatalkan perjalanan yang telah dipesan.

Melalui kebijakan ini, kami menjelaskan secara rinci syarat, ketentuan, prosedur, dan batasan yang berlaku terkait dengan pengembalian dana atas layanan yang telah dibeli melalui platform resmi kami. Dengan melakukan pemesanan, pelanggan dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui ketentuan dalam dokumen ini.

1. Definisi Istilah

Untuk memperjelas pemahaman atas kebijakan ini, berikut adalah beberapa istilah penting:

• Pelanggan: Individu, kelompok, atau badan hukum yang melakukan pemesanan layanan wisata melalui Tutoba Travel.
• Pemesanan: Proses registrasi dan pembayaran atas layanan wisata yang tersedia di platform kami.
• Pengembalian Dana (Refund): Proses pengembalian sejumlah dana kepada pelanggan yang membatalkan layanan wisata sesuai syarat dan ketentuan yang berlaku.
• Layanan: Seluruh produk atau paket wisata yang ditawarkan oleh Tutoba Travel.
• Hari Kerja: Hari Senin sampai Jumat, kecuali hari libur nasional.

2. Kebijakan Umum Pembatalan dan Refund

Kami memahami bahwa rencana perjalanan dapat berubah karena berbagai alasan. Oleh karena itu, kami menetapkan beberapa kebijakan umum terkait pembatalan dan pengembalian dana sebagai berikut:

2.1 Pembatalan oleh Pelanggan

Pembatalan yang dilakukan oleh pelanggan dapat dikenakan biaya pembatalan (cancellation fee) yang besarnya tergantung pada waktu pembatalan dan jenis layanan yang dipesan. Ketentuan umumnya sebagai berikut:

• Lebih dari 30 hari sebelum tanggal keberangkatan: Pengembalian dana sebesar 80% dari total pembayaran.
• 15-30 hari sebelum tanggal keberangkatan: Pengembalian dana sebesar 50%.
• 7-14 hari sebelum tanggal keberangkatan: Pengembalian dana sebesar 25%.
• Kurang dari 7 hari sebelum keberangkatan: Tidak ada pengembalian dana (100% hangus).

2.2 Pembatalan oleh Tutoba Travel

Apabila pembatalan dilakukan oleh Tutoba Travel karena alasan operasional, cuaca ekstrem, force majeure, atau alasan lain yang berada di luar kendali kami, maka pelanggan berhak:

• Mendapatkan pengembalian dana penuh (100%)
• Atau menjadwalkan ulang (reschedule) perjalanan tanpa biaya tambahan

3. Pengecualian Pengembalian Dana

Tidak semua kondisi memungkinkan pengembalian dana. Berikut adalah beberapa situasi di mana pengembalian dana tidak berlaku:

• Pembatalan mendadak oleh pelanggan karena alasan pribadi (tanpa dokumen resmi)
• Keterlambatan atau ketidakhadiran pada hari keberangkatan
• Force majeure yang terjadi selama perjalanan dan memaksa pengalihan rute atau pembatalan aktivitas (misalnya cuaca buruk, bencana alam)
• Ketidaksesuaian ekspektasi pelanggan atas fasilitas layanan yang telah dijelaskan secara jelas di awal pemesanan

4. Prosedur Pengajuan Refund

Agar pengembalian dana dapat diproses dengan cepat dan tepat, pelanggan wajib mengikuti prosedur berikut:

4.1 Langkah-langkah Pengajuan Refund:

1. Ajukan permohonan resmi melalui email atau WhatsApp kami maksimal 2×24 jam setelah pembatalan dilakukan.
2. Sertakan informasi berikut:
   • Nama lengkap pemesan
   • Nomor telepon dan email aktif
   • Nomor pemesanan
   • Alasan pembatalan (lampirkan bukti jika tersedia, seperti surat sakit, force majeure, dll)
3. Tim Customer Care Tutoba Travel akan melakukan verifikasi data.
4. Apabila pengajuan memenuhi syarat, proses refund akan dilanjutkan.
5. Pengembalian dana dilakukan ke rekening pelanggan maksimal 14 hari kerja setelah pengajuan disetujui.

5. Biaya Administrasi

Setiap proses pengembalian dana akan dikenakan biaya administrasi sebesar 5%-10% dari total pembayaran awal, tergantung pada jenis layanan dan metode pembayaran.

Biaya ini mencakup:

• Biaya sistem pembayaran (payment gateway)
• Biaya pemrosesan internal
• Biaya administrasi bank

6. Kebijakan Refund untuk Layanan Pihak Ketiga

Beberapa layanan yang kami tawarkan melibatkan pihak ketiga seperti:

• Operator kapal
• Hotel
• Transportasi darat
• Agen wisata lokal

Jika pembatalan terjadi pada layanan pihak ketiga, maka proses pengembalian dana akan mengikuti kebijakan refund dari masing-masing mitra. Kami akan membantu memfasilitasi pengajuan refund, namun tidak dapat menjamin 100% pengembalian.

7. Kebijakan Reschedule (Penjadwalan Ulang)

Jika pelanggan tidak dapat berangkat pada tanggal yang telah dipilih, kami memberikan opsi reschedule satu kali dengan ketentuan:

• Pengajuan reschedule dilakukan minimal 14 hari sebelum tanggal keberangkatan.
• Reschedule tidak dikenakan biaya selama tersedia slot pada tanggal baru.
• Apabila harga layanan pada tanggal baru lebih tinggi, pelanggan wajib menanggung selisih biaya tersebut.
• Jika tanggal baru sudah penuh, pelanggan dapat memilih tanggal lain atau refund sesuai kebijakan.

8. Refund untuk Paket Khusus dan Diskon

• Paket Promo, Diskon, dan Early Bird tidak dapat dikembalikan.
• Pengembalian dana tidak berlaku untuk paket yang sudah mencantumkan keterangan non-refundable pada saat pemesanan.
• Paket khusus seperti Honeymoon, Group Tour, dan Open Trip seringkali memiliki biaya pemesanan non-refundable sebesar 30%-50% dari total biaya.

9. Pengembalian Dana Parsial

Kami dapat memproses pengembalian dana parsial jika pelanggan hanya menggunakan sebagian layanan, misalnya:

• Membatalkan salah satu aktivitas di tengah perjalanan
• Tidak menggunakan fasilitas tertentu (hotel, transportasi)

Namun, pengembalian parsial hanya berlaku jika:

• Pelanggan memberitahukan alasan yang jelas
• Tidak ada penalti dari pihak ketiga
• Permintaan disetujui oleh tim manajemen Tutoba Travel

10. Refund dalam Bentuk Kredit Perjalanan (Travel Credit)

Sebagai alternatif pengembalian dana tunai, pelanggan dapat memilih travel credit berupa voucher senilai total refund yang berlaku selama 12 bulan. Travel credit dapat digunakan untuk pemesanan layanan lainnya di kemudian hari.

11. Metode Pengembalian Dana

Pengembalian dana hanya dilakukan melalui metode berikut:

• Transfer bank ke rekening atas nama pelanggan
• E-wallet (OVO, DANA, GoPay) sesuai permintaan pelanggan
• Kami tidak melakukan refund dalam bentuk tunai langsung, kecuali untuk kondisi darurat yang dikonfirmasi

12. Waktu Proses Refund

Waktu pemrosesan pengembalian dana tergantung pada beberapa faktor:

Tahap	Estimasi Waktu
Verifikasi dokumen	2-3 hari kerja
Proses internal	3-7 hari kerja
Transfer ke rekening pelanggan	1-4 hari kerja

Total waktu estimasi: maksimal 14 hari kerja sejak dokumen lengkap diterima.

13. Dokumentasi yang Dibutuhkan

Pengajuan refund wajib dilengkapi dokumen berikut:

• Fotokopi identitas diri (KTP/SIM/Passport)
• Bukti pembayaran (transfer, invoice, bukti transaksi)
• Surat keterangan resmi (jika pembatalan karena force majeure atau sakit)
• Nomor rekening untuk pengembalian dana

14. Sengketa dan Penyelesaian Masalah

Apabila terjadi ketidaksesuaian antara pelanggan dan pihak Tutoba Travel terkait proses refund, maka penyelesaian dilakukan secara musyawarah terlebih dahulu. Jika tidak ditemukan kesepakatan, maka:

• Diselesaikan melalui jalur hukum di wilayah hukum Kabupaten Humbang Hasundutan
• Tutoba Travel berhak mengambil keputusan akhir yang adil berdasarkan bukti

15. Pembaruan Kebijakan

Tutoba Travel berhak untuk memperbarui kebijakan refund ini tanpa pemberitahuan sebelumnya. Versi terbaru selalu tersedia di situs resmi www.tutobatravel.com. Pelanggan disarankan membaca ulang kebijakan ini sebelum melakukan pemesanan.

16. Pertanyaan dan Kontak

Jika Anda memiliki pertanyaan, keluhan, atau memerlukan bantuan terkait pengembalian dana, silakan hubungi kami:

• Call/WhatsApp: +62 813-7065-2852
• Email: [masukkan email jika tersedia]
• Alamat Kantor: Bahalimbalo, Paranginan Selatan, Kec. Paranginan, Kab. Humbang Hasundutan, 22476
• Jam Operasional: Senin – Jumat, pukul 08.00 – 17.00 WIB

Penutup

Kami di Tutoba Travel menghargai kepercayaan Anda dalam menggunakan layanan kami. Meskipun pembatalan bukanlah hal yang kami harapkan terjadi, kami berkomitmen untuk memberikan solusi terbaik bagi semua pelanggan sesuai ketentuan yang berlaku. Kami percaya bahwa transparansi, komunikasi yang baik, dan prosedur yang adil adalah kunci dalam menjaga kepercayaan dan kenyamanan pelanggan kami.